De gebruiker is verplicht Syntra-AB te informeren over de aard en inhoud van de geplande activiteit. Indien de activiteit vergunningsplichtig is, dient de gebruiker zelf in te staan voor de nodige toestemming. Op basis van de verstrekte informatie staat het Syntra-AB vrij om bepaalde activiteiten of gebruikers te weigeren of een toestemming te herroepen, wanneer Syntra-AB meent dat deze in strijd is met geldende wetten en normen of met de belangen van Syntra-AB. Het maximum bepaald aantal deelnemers mag niet worden overschreden.
Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de lokalen en de ter beschikking gestelde apparatuur in goede staat achter te laten. De gebruiker is verantwoordelijk voor alle beschadigingen aan gebouw, apparatuur en personen, welke door hem/haarzelf of door de aanwezige personen worden toegebracht. De gebruiker is verplicht de schade te vergoeden. De gebruiker is daarom verplicht over een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid te beschikken.
De lokalen zijn uitgerust met verschillende didactische materialen en apparaten (in geval van ateliers en pc-lokalen). Het gebruik van deze materialen en apparatuur is inbegrepen in de gebruiksprijs. De in de gebruiksprijs inbegrepen materialen en apparaten zijn beschreven in de lokaalfiche die onderdeel uitmaakt van de offerte.
De gebruiker staat zelf in voor de bediening van de apparatuur.
Andere materialen en apparaten kunnen op aanvraag en tegen vergoeding ter beschikking worden gesteld.Grondstoffen worden door de gebruiker zelf voorzien of kunnen tegen betaling door Syntra-AB ter beschikking worden gesteld.
Het is de gebruiker toegestaan de opstelling van tafels en stoelen tijdens de periode van terbeschikkingstelling te veranderen. De gebruiker dient het lokaal achter te laten in de toestand waarin het ter beschikking werd gesteld. Als dat niet gebeurd is kan een extra kost van 25 euro worden aangerekend.
Verschillende cateringformules worden aangeboden op de campussen van Syntra-AB. Het is de gebruiker niet toegelaten zelf catering te voorzien en te organiseren, tenzij expliciete toestemming van Syntra-AB werd verleend.
Betaling verloopt d.m.v. een factuur die na de afloop van de ter beschikkingstelling wordt opgestuurd. De factuur dient binnen de 30 dagen na factuurdatum te worden voldaan. Bij huurovereenkomsten die over langere tijd lopen kan Syntra-AB andere betalingsmodaliteiten opleggen (bv. maandelijkse betaling).
Indien de gereserveerde lokalen worden geannuleerd, later dan 14 werkdagen voor de geplande datum, blijft de volledige prijs betaalbaar. De verplichting tot betalen van een geannuleerde reservatie kan vervallen wanneer er binnen de 3 maanden een nieuwe, vervangende plaatsvindt. Gebeurt de annulatie later dan 7 dagen vóór de geplande datum en waren er ook cateringdiensten geboekt, dan kan Syntra-AB deze kosten alsnog factureren als Syntra ze zelf niet meer kosteloos kan annuleren.
